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Consulenza fiscale e contabilità aziendaleLa contabilità delle associazioni

Le gestioni elementari

Gli “elementi di contabilità elementare” sono quegli strumenti “quotidiani” che, dal più semplice al più sofisticato, un’organizzazione di volontariato può mettere in atto al fine di supportare la propria gestione amministrativa. Tutti questi strumenti non sono obbligatori ma dettati da esigenze di gestione,pertanto possono essere adottati secondo la specifica esigenza dell’ente. Nell’esame degli aspetti contabili andremo in progressione partendo da strumenti più semplici sino ad arrivare a supporti contabili più complessi.

La cassa e la piccola cassa
Il registro (o libro) di cassa ha lo scopo di seguire quotidianamente il flusso di denaro in entrata e in uscita dall’associazione e di determinarne il saldo giornaliero. Detto importo dovrà trovare corrispondenza con l’effettiva consistenza di “denaro” giacente presso l’organizzazione di volontariato. Con il termine “denaro” non deve intendersi soltanto la moneta contante, ma anche tutti gli assegni eventualmente introitati che verranno successivamente versati sul conto corrente bancario. La tenuta del registro di cassa è molto semplice.
E’ sufficiente un normale libro contabile a due colonne (o a tre se si vuole evidenziare immediatamente il saldo) nel quale verrà annotato:

  • la data dell’operazione;
  • la descrizione della operazione;
  • nella colonna di sinistra (convenzionalmente chiamata dare o entrate) tutte le entrate in denaro;
  • nella colonna di destra (convenzionalmente chiamata avere o uscite) tutte le uscite in denaro.

In organizzazioni maggiormente strutturate è possibile tenere a fianco della “cassa principale” tante gestioni di “piccola cassa”. Esempio di gestione di “piccola cassa” può essere rappresentato da somme di denaro anticipate a volontari, dipendenti o obiettori di coscienza affinché provvedano ad affrontare le spese quotidiane anche in assenza del responsabile amministrativo dell’organizzazione.
La gestione della “piccola cassa” è analoga a quella della “cassa principale”.
Nella colonna Dare figureranno le somme di denaro girate dalla “cassa principale” e nella colonna Avere le singole uscite.
E’ importante ricordare che tutte le uscite devono essere documentate da elementi “fiscalmente” validi (per es. Fatture, ricevute fiscali, scontrini fiscali, ecc).Vale inoltre la pena ricordare che anche la documentazione legata a pagamenti effettuati con la cassa va conservata ai fini civilistici per 10 anni. Sarà opportuno, pertanto, effettuare le fotocopie degli scontrini fiscali emessi in carta termica.

La banca
Il registro (o quaderno) di banca è lo strumento essenziale per poter annotare cronologicamente tutti i movimenti bancari.
La tenuta di questo strumento contabile permette di:

  • conoscere in ogni momento la consistenza delle disponibilità bancarie (saldo): questa condizione è certamente utile a chi ha un ruolo amministrativo all’interno di una organizzazione di volontariato in quanto gli permette con tempestività di verificare l’ammontare del saldo del conto corrente bancario;
  • verificare la corretta corrispondenza dei movimenti evidenziati dall’estratto conto rilasciato dall’istituto bancario.

La tenuta del registro o quaderno banca può essere effettuata con diversi strumenti:

  • Un registro contabile a colonne ove verrà indicato
  • la data dell’operazione (questa data coinciderà, a titolo esemplificativo e non esaustivo, con la data nella quale abbiamo emesso un assegno bancario oppure con la data del versamento di contante e assegni in banca, o con la data di eventuali bonifici da noi disposti, o con la data della comunicazione di bonifici ricevuti)
  • un eventuale numero di riferimento (potrebbe essere il numero dell’assegno emesso)
  • la descrizione dell’operazione;
  • una prima colonna (convenzionalmente dare) dove indicare le entrate bancarie (versamenti, bonifici ricevuti,ecc);
  • una seconda colonna (convenzionalmente avere) dove indicare le uscite (assegni emessi, bonifici disposti, pagamenti utenze);
  • una terza colonna dove indicare il saldo contabile.
  • Un registro cosiddetto a “scalare” ove verrà indicato:
    • la data dell’operazione;
    • il numero di riferimento;
    • la descrizione dell’operazione;
    • gli importi relativi ai versamenti effettuati (con il segno +) e gli importi delle uscite verificatesi (con il segno -);
    • la somma algebrica degli ultimi due movimenti.

La tenuta della contabilità di cassa può essere agevolmente effettuata con l’utilizzo di un foglio elettronico (per esempio Excel) ove ricostruire gli schemi sopra evidenziati. Sarà opportuno, infine, all’arrivo dell’estratto conto bancario procedere alla cosiddetta “riconciliazione”, ossia la verifica della corrispondenza tra i movimenti contabilizzati sul nostro quaderno banca rispetto a quelli evidenziati dall’estratto conto.
La “riconciliazione” partirà pertanto da:

  • saldo evidenziato dal quaderno banca;
  • i movimenti evidenziati sul quaderno banca ma non sull’estratto conto (in più le voci rappresentanti uscite e in meno le voci rappresentanti entrate);
  • i movimenti su estratto conto ma non su quaderno banca (in più le voci rappresenti entrate in meno le voci rappresentanti uscite).

La somma algebrica di queste voci deve corrispondere al saldo del conto corrente bancario

La raccolta dati (prima nota)
Il registro di “prima nota” è da tenersi quale “brogliaccio” nel quale evidenziare i vari eventi contabili man mano si verificano al fine di poterli successivamente riportare in contabilità. Questo registro assume importanza quando la contabilità viene redatta con termini differiti o con supporti informatici. Essenzialmente in questo registro andranno indicati i dati derivanti da entrate o da uscite tenendo opportunamente separate le voci che si riferiscono alla cassa da quelle che si riferiscono alla banca.

Gli scadenziari
Anche una organizzazione di volontariato può avere esigenza di tenere monitorato l’andamento dei crediti e dei debiti associativi. A tal fine sarà opportuno dotarsi di uno scadenziario attivo e di uno scadenziario passivo nel quale indicare la data di scadenza dei crediti e dei debiti. Il modo più usuale di gestire questo strumento di supporto contabile è quello di indicare a fianco del giorno e del mese di scadenza di un credito o di un debito l’importo maturato o da pagare.

L’inventario
Con il termine inventario siamo soliti indicare la ricognizione fisica di elementi significativi all’interno dell’organizzazione di volontariato. Questa operazione viene di solito effettuata alla chiusura del periodo di gestione (usualmente il 31 dicembre), ma potrebbe essere fatta anche durante altro periodo qualora il consiglio direttivo o il responsabile amministrativo ne ravveda la necessità.
L’inventario potrà quindi essere riferito a:

  • debiti e crediti;
  • cespiti (vedi “Immobilizzazioni”);
  • giacenze di magazzino;

senza escludere a priori altri inventari che la presidenza o l’organo direttivo dell’ente ritiene di dover redigere.

Inventario dei crediti e dei debiti
E’ l’elenco dettagliato dei debiti e dei crediti ancora in essere. Esso può essere stilato in ogni momento della vita gestionale dell’associazione, ma è certamente opportuno venga redatto alla data di chiusura del periodo di gestione (generalmente il 31 dicembre).

Inventario dei cespiti
Per questo tipo di inventario vedi l’argomento  relativo alla gestione dei cespiti.

Inventario delle giacenze di magazzino
E’ opportuno anche per le organizzazioni di volontariato redigere un inventario di magazzino qualora a fine gestione sussistano quantità “significative” di beni in giacenza. Per esempio per una organizzazione di volontariato operante nel settore del pronto soccorso sarà da considerarsi
giacenza “significativa” quella relativa al materiale sanitario, mentre un associazione operante nei confronti dei minori potrebbe essere giacenza “significativa” quella relativa a materiale ludico o didattico.
Per quanto riguarda la quantificazione delle giacenze di magazzino si rimanda all’argomento “immobilizzazioni”.
I criteri usualmente utilizzati per la quantificazione delle giacenze di magazzino sono:

  • il costo di acquisto (compreso di eventuali oneri finanziari e spese accessorie intervenute all’atto dell’acquisto del bene);
  • il costo medio ponderato, ossia il costo complessivo dei beni acquistati nel periodo di gestione rapportato alla quantità acquistata;
  • il metodo LIFO, ossia si considera che l’ultimo prodotto entrato sia il primo ad essere uscito; pertanto le rimanenze si valutano sulla base del valore del prezzo di acquisizione più vecchio;
  • il metodo FIFO, ossia si considera che l’primo prodotto entrato sia il primo ad essere uscito; pertanto le rimanenze si valutano sulla base del valore del prezzo di acquisizione più nuovo.

Monitoraggio dei bisogni

Analisi dei bisogni sociali e del volontariato.

Banca dati associazioni

La Banca Dati delle Associazioni raccoglie i dati di tutte le associazioni del nostro ambito territoriale.

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